كيفيه كتابة تفويض

التّفويض
يُعتبرُ العملُ الإداريّ في المُؤسّسات والشّركات من الأعمال التي تحتاجُ إلى وجودِ العديد من العمليّات والمهام التي تُساعدُ على تسيير العمل فيها بطريقةٍ صحيحةٍ، ممّا يُساهمُ في توفير الوقت والجهد، وتحقيق أهداف العمل بعيداً عن التّعقيدات، أو الرّوتين الذي قد يحتاجُ إلى فترةٍ زمنيّةٍ طويلة، لذلك تمَّ التّفكير باستحداثِ مجموعةٍ من الوثائق الإداريّة التي تُساهمُ في تنفيذِ العديد من الأشياء، وتُساعدُ في استمرارِ سير العمل دون وجود أيّ عوائقَ تُؤثّر عليه، ومِنْ أنواع هذه الوثائق التي تُستخدمُ في المُؤسّسات والشّركات التّفويضُ الشخصيّ الإداريّ.
مفهوم التفويض
يُعرفُ التّفويض (بالإنجليزيّة:Authorization) بأنّه توكيلٌ قانونيٌّ يتمُّ بِمُوجبِهِ الطّلبُ من شخصٍ ما أنْ يقومَ بعملِ شخصٍ آخر، والتصرّفِ بدلاً عنه في التّعامل مع شيءٍ ما، سواءً أكان شخصيّاً، أو إداريّاً، أو ماليّاً.[١] ويُعرفُ التّفويض أيضاً بأنّه عمليّةٌ تهدفُ إلى قيامِ شخصٍ بمنحِ غيره إذناً يسمحُ له بالتصرّفِ في عمل مُحدّدٍ، أو مجموعةٍ من الأعمال نيابةً عنه؛ بسبب عدم قدرته على القيام بها بشكلٍ مُباشر، ويَعتمدُ التّفويضُ على وجودِ رضا بين طرفيه، المُفُوِّضْ والمُفَوَّض له؛ حتى يتّمَّ عقدُ التّفويضِ بطريقةٍ قانونيّة، ومُتوافقةٍ مع كافةِ الإجراءات الرسميّة للتّفويض بما يُؤدّي إلى حمايةِ وحفظ حقوق كافّة الأطرافِ المُشتركة فيه. وِمنَ التّعريفات الأخرى للتّفويض أنّه وسيلةٌ تُساهمُ في منحِ شخصٍ ما حقوقاً وامتيازاتٍ خاصّةٍ، وتجعله يقوم بمَهمّةٍ مُحدّدة ضمن قواعدَ وشروطٍ مُتّفقٍ عليها مُسبقاً.[٢]
كتابة تفويض لشخص
تعتمدُ كتابة التّفويض لشخصٍ ما على صياغةِ نصٍّ مُناسبٍ له، أو الاستعانةِ بأحدِ نماذج التّفويض الإداريّ الرسميّة، وعند البدء في كتابةِ تفويضٍ يجبُ تطبيقُ الآتي:[٣]

تحديدُ اسم الجهةِ التي سوف يُرسَلُ إليها التّفويض؛ سواءً أكانتْ جهةً حكوميّةً كالوزارات ومُؤسّسات القطاع العام، أو جهةً خاصّةٍ كشركاتِ القطاع الخاص، أو غيرها مِنَ الجهات الرسميّة والقانونيّة.
كتابةُ الاسم الكامل للشّخصِ الذي سيتمُّ التّفويض لهُ بالقيامِ في العمل، أو المَهمَّة المُرتبطة بالموضوعِ الرّئيس من التّفويض.
استخدامُ إحدى الوثائق الرسميّة التي تُساعدُ على التأكّدِ من هويّة الشّخص، مثل بطاقة الأحوال المدنيّة.
توفير عنوان الشّخص المُفوَّض له مع رقم الهاتف الخاصّ به.
كتابة الموضوع الرّئيس والخاصّ بالتّفويض، ويجبُ تجنُّب الإطالة في الشّرح في حال عدم الحاجة له.
تحديدُ المُدّة الزمنيّة الخاصّة بالتّفويضِ إذا كان مُرتبطاً بفترةٍ مُعيّنةٍ.
في نهاية نصّ التّفويض تتمُّ كتابة اسم المُفوِّض، مع توقيعه، ورقم هاتفه.

شروط التّفويض
يجبُ أن يتميّزَ أي تفويضٍ يتمُّ تحريره وكتابته من شخصٍ إلى شخصٍ آخر بالشّروطِ الآتية:[٤]

استخدامُ نصٍّ رسميّ لصياغةِ مُحتوى التّفويض بطريقةٍ تُجِيزُه قانونيّاً.
التّصريحُ بشكلٍ مُباشرٍ من قبل المُفوِّض للمُفوَّض له بأنّه يُريدُ تفويضه للقيامِ بالمَهمَّة أو العمل.
تحديدُ الموضوع الرئيس للتّفويض بوضوحٍ، مع الحرص على سهولةِ قراءته وفهمه.
يُفضّلُ أن يكونَ التّفويض مُؤقّتاً ومُرتبطاً بفترةٍ زمنيّةٍ تُحدّدُ انتهاء الصّفة القانونيّة الخاصّة به.
لا يجوزُ التّفويضُ إلا إذا وُجِدَ سببٌ مُقنعٌ من قبل المُفوِّض مِنْ أجل الاعتمادِ عليه في إنجازِ الإجراء القانونيّ الخاصّ به.

أنواع التّفويض
يقسمُ التّفويض إلى مجموعةٍ من الأنواع من أهمّها ما يأتي:[٥]

التفّويض الجُزئيّ: هو الذي يُستخدَمُ في تطبيقِ بعض الإجراءات الإداريّة البسيطة التي لا تحتاجُ إلى وقتٍ طويل لتنفيذها.
التّفويض المشروط: هو الذي يعتمدُ على وجودِ مجموعةٍ من الشّروط ضمن نموذج التّفويض، مثل: تقديم ضماناتٍ مُعيّنةٍ من أجل ضمان حقوق المُفوِّض عند المُفوَّض له.
التّفويض الرسميّ: هو الذي يُستخدَمُ عادةً في المُنشآت ذات الطّبيعة الرسميّة، وفي العمليّات التي تحتاجُ صفةً قانونيّةً، ويتمُّ الاعتمادُ على هذا النّوع من التّفويضِ في العديدِ من الأمور الإداريّة.
التّفويض المُباشر: هو الذي يقومُ من خلاله المُفوِّضُ بتفويض المُفوَّض له بشكلٍ مباشر، وعادةً لا تُستخدَمُ فيه النّماذج المكتوبة، ويتمُّ داخل بيئة العمل، ويعتمدُ على الطّلبِ مُباشرةً من المُفوَّض له بالقيام في مَهمَّةٍ مُحدّدةٍ.

عناصر التّفويض
يتكوّنُ التّفويضُ عموماً من أربعةِ عناصرَ رئيسة، وهي:[٥]

الجهة المُستلمة للتّفويض: وتشملُ المُؤسّسات، والشّركات، والوزارات، والأفراد بصفتهم الرسميّة والقانونيّة.
المُفوِّض: وهو الشخصُ الذي يقومُ بكتابة نموذج التّفويض بطريقةٍ مُناسبة.
نموذج التّفويض: وهو النّص أو الورقة الرسميّة التي تحتوي على كافّةِ المعلومات حول أطراف التّفويض وموضوعه.
المُفوَّض له: وهو الشّخصُ الذي يستلمُ نموذج التّفويض، ويعملُ على تسليمه للجهةِ المسؤولة عنه؛ حتّى يتمكّنَ من القيام بالمَهام المُرتبطة بالتّفويض.

العوامل المؤثرة بالتفويض
توجدُ مجموعةٌ من العوامل التي تُؤثّر بالتّفويض، ومنها:[٥]

طبيعة الموضوع أو القرار المُرتبط مع التّفويض.
درجة اللامركزيّة في مُتابعةِ الإدارة للتّفويض؛ من خلال الاعتمادِ على دور الأقسام المَعنيّة في التّعامل معه بالطّريقة الإداريّة المُناسبة، والتي تتميّزُ بالكفاءة والفاعليّة.
الاعتمادُ على مجموعةٍ من الطّرق الرقابيّة التي تهدفُ إلى فرضِ القواعد القانونيّة الصّحيحة، والتي تضمنُ حقوق جميع أطراف التّفويض.

نموذج تفويض
يُنصحُ بالاستعانةِ في نموذجِ التّفويض المُقترح آتياً؛ حتى يكون مثالاً عن طريقة كتابة وصياغة التّفويض بطريقةٍ صحيحة:[٣]

نموذج تفويض
تحيةً طيبةً وبعد،
التّاريخ: / /

السّادة: …………………………………………………………. المحترمون.

بموجبِ هذه الوثيقة يرجى تفويضُ السّيد/السّادة: …………………………………………………….
رقم إثبات الشخصيّة (بطاقة هويّة، أو جواز سفر): ………………………………………………….
رقم الهاتف: ……………………………………….
العنوان: …………………………………………..
موضوع التّفويض: …………………………………………………………………………..
مدة التّفويض: من تاريخ / / إلى تاريخ / /
اسم المُفوِّض: ……………………………………………………………….
توقيع المُفوِّض: ……………………………………………………………..
رقم الهاتف: …………………………………………………………………
مع قبول فائق التّقدير والاحترام
المراجع
↑ “معنى تفويض”، المعاني، اطّلع عليه بتاريخ 12-11-2016. بتصرّف.
↑ Margaret Rouse, “Authorization”، TechTarget, Retrieved 12-11-2016. Edited.
^ أ ب “Authorization sample letter to act on behalf of someone”, LettersPro, Retrieved 12-11-2016. Edited.
↑ الدكتور محمد ذنيبات، “التفويض الإداري”، مجلة التنمية الإدارية، اطّلع عليه بتاريخ 12-11-2016. بتصرّف.
^ أ ب ت الأستاذ الدكتور عليان الحولي، “تفويض السلطة”، الجامعة الإسلامية – غزة، اطّلع عليه بتاريخ 12-11-2016. بتصرّف.

التفويض

يعتبر التفويض إجراء من الإجراءات التي من شأنها تسهيل سير العمل لبعض الأفراد أو الجماعة، ويعرف التفويض على أنه عبارّة قيام شخص أو مجموعة من الأفراد بتكليف فرد معين بعمل ما أو مهمة ما وذلك لفترة زمنية معينّة وذلك بأن يقوم/يقوموا بتعيينه ممثلاً عنهم من أجل القيام بعمل معين بدلاً عنهم بشرط رضى الطرفين ، ويمنحة هذا التفويض كامل السلطة والمسؤلية للتصرف وبفترة محددة.

أنواع التفويض

  1. تفويض الاختصاص: وهذا النوع يمنح الشخص المفوض اليه كامل السلطة للتصرف بحيث لا يستطيع المفوض له التصرف إلّا بعد انقضاء مدة التفويض، حيث يكون التفويض إلى المفوض اليه بصفته وليس بشخصه.
  2. تفويض التوقيع: وهو النوع الثاني من أنواع التفويض وهو عبارّة عن تفويض شخصي ينتهي بتغيير المفوض اليه ويعتمد على ثقة المفوض له للشخص المفوض اليه.

المعلومات الواجب توفرها بالتفويض

يكون التفويض من خلال الكتابة على ورق وتكون البيانات كالتالي:

  • بدايةً لا بد من تحديد الجهة المرسل إليها التفويض سواء حكومية أو جهة خاصة أو جهة قانونية حسب نوع التفويض.
  • ثم يكتب اسم الشخصالمفوض اليه بالقيام بالأعمال الموكلة إليه على يمين الصفحة ويكون الاسم من أربع مقاطع.
  • يليها كتابة جنسية المفوض إليه في السطر الذي يليه مباشرةمن يمين الصفحة.
  • بجانب جنسية المفوض اليه يساراً يكتب رقم هوية أحوال المفوض إليه.
  • ثم يليها على اليمين بسطر يكنب رقم هاتف عمل المفوض إليه.
  • على الجهة اليسار بنفس السطر يكتب رقم تلفون / الخلوي للمفوض إليه.
  • ثم يليها بسطر يكتب موضوع التفويض من خلال الشخص المفوض له وهو الشخص أو المجموعة التيتفوض شخص آخر للقيام بأعمال معينة ومحددة بزمن.
  • على اليمين من السطر التالي يكتب مدّة التفويض ويجب أن تحدد من تاريخ إلى تاريخ معين وذلك باليوم والشهر والعام.
  • على اليمين منالسطر التالي يكتب اسم الشخص المفوض اليه ويكون من أربع مقاطع.
  • على نفس الجهة يقوم المفوض له بالتوقيع في السطر التالي.
  • ثم في السطرالتالي و بنفس الجهة اليمنى يكتب رقم تلفون المفوض له ثم يكتب التاريخ.

هذا نموذج تفويض بشكل رسمي للمساعدّة والتسهيل:
بسم الله الرحمن الرحيم

إلى من يهمّه الأمر

تحية طيب وبعد:

السادة/……….المحترمين

نحيطكم علماً بأننا قمنا بتفويض السيد:

جنسية المفوض إليه:

رقم الهوية الشخصية للمفوض إليه:

تلفون العمل:

رقم الخلوي:

الموضوع:

مدة التفويض: من:

صدق عليه من:

المفوض له:

التوقيع/المفوض له:

تلفون:

التاريخ:

 

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *